要成為一名行動派 善用L型資料夾 收拾整理身邊的環境 是基本中的基本

L型資料夾   L夾
你的辦公桌是怎樣的狀態呢?資料是否擺得像一座小山?是否雜亂地堆放了現在用不到的東西,像是筆或紙張之類?
這些都是分散你集中力的原因,也就是說,除了手邊正在進行的工作,若有別的事物出現在你的眼簾,你就會有其它想法,像是: 「對了!這也是這星期之內要完成的案子」等等。
在行為科學管理的領域中,我們將 「桌上不放置所有與現在工作無關的物品」視為最佳辦事環境。因此,請將桌上的物品一個一個拿在手上,確認一下它們是否真的有放在桌上的必要。將每一樣辦公桌上的物品拿在手上,並問自己:「現在真的有用到這個東西嗎?」這樣必能減少桌上的物品。

利用 「固定位置」,決定物品的擺放位置

將桌面收拾整齊最重要的關鍵,就是「物品有固定的擺放位置」。你桌上的物品有固定的位置嗎?
「咦?釘書機放在哪了?」如果每次要使用物品都需要先找尋一番,那工作一定常常被迫中斷、不太順遂。這時候,若使用 「固定位置」,就能一口氣解決這類煩惱。
「固定位置」的做法很簡單。首先,思考你使用物品的習慣,並且在桌面上、抽屜裡放置你的用具,直到你覺得 「變整齊了」、「工作更方便了」的時候,用相機將桌面或抽屜拍照,並列印出來。然後,每次都將使用完的用品,放回照片中的位置,這樣就能一直維持桌面的整潔。

使用透明L夾,並用顏色區分紙類資料

整理文件櫃中,最重要的就是紙類的文件。善用顏色區分,就可以一目了然。

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要整理文件櫃,建議搭配使用文件架及文件夾。首先,請大致區分資料的總類,例如,若從事業務類工作,或許可將文件分為 「客戶名單」、 「企畫書」、 「報價單」等三大類。
這時,請先準備三種不同顏色的文件架,接著,將要放進文件架的文件,以公司分類,放入透明的L型資料夾(或稱L夾),然後貼上公司名稱的貼紙。
或者是在透明文件夾上,貼上顏色貼紙也是一個好方法。只要先決定好辨識規則,比如現有客戶用紅色貼紙、新客戶用藍色貼紙等等,在必要的時候就能夠輕易地區分出來。利用不同顏色資料夾的整理方法,就能大量減少尋找文件或資料的時間。

 

達思科
參考資料:https://hk.thenewslens.com/article/68895